EDI (Electronic Data Interchange) ist die Übertragung von Daten von einem Computersystem zu einem anderen durch standardisierte Formatierung, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. EDI ermöglicht es mehreren Unternehmen - gegebenenfalls in verschiedenen Ländern -, Dokumente elektronisch auszutauschen. Der Datenaustausch kann über serielle Verbindungen und Peer-to-Peer-Netze erfolgen, wobei der Großteil des Austauschs derzeit über das Internet abgewickelt wird.
Eine EDI-Nachricht enthält eine Folge von Datenelementen, von denen jedes einen einzelnen Wert darstellt, wie z. B. einen Preis, eine Modellnummer usw., die durch ein Trennzeichen abgegrenzt sind. Die gesamte Zeichenfolge wird als Datensegment bezeichnet. Ein oder mehrere Datensegmente, die von einem Header und einem Trailer eingerahmt werden, bilden einen Transaktionssatz, der die EDI-Übertragungseinheit darstellt (entspricht einer Nachricht). Ein Transaktionssatz besteht oft aus dem, was normalerweise in einem typischen Geschäftsdokument oder Formular enthalten sein würde.
Beim Versand eines EDI-Dokuments müssen sich beide Parteien an dieselben Regeln halten. Diese Standards legen fest, wo und wie die Informationen des Dokuments zu finden sind. Die Übersetzungssoftware verarbeitet die Informationen für gesendete und empfangene Nachrichten unterschiedlich und führt bei jedem Schritt eine vollständige Prüfung durch, um sicherzustellen, dass die Informationen im EDI-Format gesendet oder empfangen werden. Wenn der Übersetzer auf dem empfangenden Computer ein Dokument liest, weiß er, wo er zum Beispiel den Firmennamen des Käufers, die Bestellnummer, die Einkaufspositionen und den Preis finden kann. Diese Informationen werden dann an das Auftragserfassungssystem des Empfängers gesendet, ohne dass eine manuelle Auftragserfassung erforderlich ist.
EDI kann für Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen sowie für andere wichtige oder vertrauliche Informationen eingesetzt werden.
EDI wird vor allem von großen Unternehmen eingesetzt, um ein einheitliches Verarbeitungssystem zu haben. Die Vorteile von EDI liegen in den Kosten, der Geschwindigkeit, der Genauigkeit und der Effizienz. Die Einführung des Systems ist jedoch kostspielig und erfordert in der Regel die Hilfe eines Beraters, der sich auf dieses Gebiet spezialisiert hat.
EDI konkurriert mit XML, das auf Tags zur Organisation von Daten beruht. Es kann auch mit Anwendungsprogrammierschnittstellen (API) verglichen werden - einem Code, der die Kommunikation zwischen zwei Softwareprogrammen ermöglicht. API ist EDI zwar ähnlich, aber es fehlt ein Standard für die Benutzer, so dass es für verschiedene Unternehmen schwierig ist, Informationen über APIs auszutauschen.
Durch den Einsatz von EDI-Systemen entfällt die Notwendigkeit - und damit auch die Kosten -, Papierdokumente zu drucken, abzulegen, zu speichern, zu versenden und abzurufen. Ziel ist es, das Papier überflüssig zu machen und dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten mit derselben Rechnung arbeiten, so dass die Informationen leicht verarbeitet und gelesen werden können.
Durch die Automatisierung papierbasierter Aufgaben wird die Datenqualität verbessert, und Transaktionen werden innerhalb von Sekunden oder Minuten statt Tagen oder Wochen ausgetauscht. Durch EDI gewinnen die Mitarbeiter Zeit für wichtigere Aufgaben. Geschäftskritische Daten werden pünktlich übermittelt und in Echtzeit nachverfolgt, indem der Datentransfer zwischen Anwendungen innerhalb einer Lieferkette automatisiert wird.
Verschiedene EDI-Standards berücksichtigen die Anforderungen bestimmter Branchen oder Regionen oder andere Spezifikationen. ANSI ASC X12 (X12) wird in den USA routinemäßig verwendet, und EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) . Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Standards, die sich auf bestimmte Branchen beziehen, wie z. B. VDA für die deutsche Automobilindustrie.
Die Data Interchange Standards Association (DISA), ein Unternehmen, das die Standards für den elektronischen Geschäftsverkehr in verschiedenen Branchen entwickelt und verbreitet, unterstützt ASC X12. X12. Dreimal im Jahr arbeiten die X12-Mitglieder aus verschiedenen Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen zusammen, um neue Versionen des Standards zu entwickeln.
Je nach den Bedürfnissen, Möglichkeiten und dem Budget des Unternehmens werden unterschiedliche Arten von EDI implementiert - zur Unterstützung mehrerer einheitlicher Geschäftspartner, zur Unterstützung von Partnern rund um den Globus. Zu den Methoden gehören:
EDI über VAN, EDI Network Services Provider: Dieses Modell schützt Unternehmen vor den Problemen, die sich aus der Unterstützung der vielen Kommunikationsprotokolle ergeben, die bei der Zusammenarbeit mit mehreren Geschäftspartnern erforderlich sind. Es handelt sich um ein sicheres Netz, über das die Dokumente zwischen den Geschäftspartnern übertragen werden.
EDI über FTP/VPN, SFTPS, FTPS: File Transfer Protocol (FTP) über Virtual Private Network (VPN), Secure File Transfer Protocol (SFTP) oder File Transfer Protocol Secure (FTPS) tauschen Dokumente über das Internet aus und verbinden Geschäftspartner direkt miteinander. Bei diesen Protokollen werden die Daten während der Übertragung von einem Unternehmen zum anderen verschlüsselt, um sensible Informationen zu schützen. Die Daten werden bei der Ankunft entschlüsselt.
EDI über Applicability Statement Version 2 (AS2): Mit diesem Kommunikationsprotokoll werden Daten sicher über das Internet ausgetauscht. Zwei Computer (ein Client und ein Server) verbinden sich im Punkt-zu-Punkt-Modus über das Internet. AS2 wird sicher in einem Umschlag versandt, der digitale Zertifikate und Verschlüsselung verwendet.
Direct EDI: Bei Direct EDI wird eine Verbindung zwischen zwei Geschäftspartnern hergestellt. Größere Unternehmen können sich für diese Methode entscheiden, wenn sie täglich zahlreiche Transaktionen mit demselben Partner haben.
Managed Services: Bei Managed-Services-Systemen wird die EDI-Dokumentenkontrolle an einen Drittanbieter ausgelagert.
Web-EDI: EDI wird über einen Internet-Browser geleitet, wobei papierbasierte Dokumente in Webformulare dupliziert werden, die Felder enthalten, in die die Benutzer Informationen eingeben. Diese werden dann automatisch in eine EDI-Nachricht umgewandelt und über sichere Internetprotokolle versandt.
Mobile EDI: Diese Methode ermöglicht die Übertragung von Dokumenten über mobile Geräte.
Stand: 26.11.2021