Floskeln als Textbausteine einrichten

Den gleichen Text immer und immer wieder in Tabellenzellen einzutippen, ist langweilig und ziemlich ermüdend. Zudem können sich bei einer monotonen, sich ständig wiederholende Tätigkeit, sehr leicht Fehler einschleichen.

Mit Word lassen sich in solchen Fällen von wiederkehrenden Floskeln, in den sogenannten Schnellbausteinen speichern. Eine ähnliche Unterstützung zur Eingabe in Tabellen, lässt sich auch in Excel realisieren.

Floskeln speichern:

Um einen Textbaustein für eine Arbeitsmappe anzulegen, klicken Sie in Excel 2007 beziehungsweise Excel 2010 auf das Register Formeln und danach auf Namen definieren. In Excel 2003 öffnen Sie das Menü Einfügen und klicken dann auf die Befehle Namen > Definieren. Geben Sie daraufhin als erstes ein Kürzel für den Baustein ins Namensfeld ein, beispielsweise Rechnungstext, Grußformel, Werbung, etc. Den Text des Bausteins erfassen Sie im Eingabefeld Bezieht sich auf.
Die Textlänge in diesem Eingabefeld ist allerdings auf 255 Zeichen, Leerzeichen inbegriffen, begrenzt. 1024 Zeichen, ca. vier mal soviel, können Sie verwenden, wenn Sie vorher den Bausteintext in eine Tabellenzelle schreiben.

Im Fenster Namen definieren können Sie anschließend einen Bezug zur Zelle mit dem Text herstellen: Anstatt in dem Eingabefeld Bezieht sich auf den Text einzutippen, klicken Sie auf die angrenzende Tabellenschaltfläche daneben. Als Folge daraus verkleinert sich das Fenster. Danach klicken Sie in der Tabelle auf die Zelle, die den Text beinhaltet, und dann wiederum auf die Schaltfläche im benachbartem Feld, das nunmehr die Zellkoordinaten anzeigt. Mit einem Klick auf OK bestätigen Sie den Textbaustein.

Textbaustein in eine Tabellenzelle einfügen:

Jetzt ist es recht simpel, den Textbaustein in der Arbeitsmappe zu benutzen. Und so funktioniert das Einfügen der Floskeln: geben Sie in der Zelle ein Gleichheitszeichen und anschließend das Namenskürzel ein, das für die Floskel angelegt wurde, zum Beispiel "=Werbung". Wenn Sie die Eingabe wie mit der Enter- oder Tabulatortaste bestätigen, zeigt Excel in der Zelle anstelle des Namens die gespeicherte Floskel.